Attendance Management Software kini telah banyak digunakan oleh perusahaan untuk menghimpun data absensi karyawan. Seperti yang telah dijelaskan bahwa perangkat lunak ini sangat mudah digunakan, hemat biaya, dan mampu bekerja secara real-time. Data absensi karyawan sangat penting peranannya bagi perusahaan. Apa sajakah kegunaannya? Silahkan simak ulasannya pada artikel berikut:
Pentingnya Data Absensi Karyawan Bagi Perusahaan
Data absensi karyawan berkaitan dengan hadir atau tidaknya seorang karyawan untuk bekerja di perusahaan. Beberapa perusahaan juga mencatat data mengenai kepergian karyawan dari kantor untuk melakukan dinas luar. Data absensi juga memberikan informasi mengenai jam lembur yang dilakukan karyawan untuk menyelesaikan pekerjaan atas persetujuan atasannya.
Dewasa ini banyak perusahaan menggunakan aplikasi absensi online untuk sistem remote working sebagai upaya menghasilkan data absensi karyawan yang akurat. Bermacam perangkat lunak yang ditawarkan bekerja berdasarkan teknologi internet. Hal ini memungkinkan data yang dihasilkan selalu up to date karena bekerja secara real-time atau seketika itu juga.
Program aplikasi absensi online untuk sistem remote working ini bisa digunakan untuk melacak kehadiran karyawan pada saat jam operasional kantor. Dijelaskan bahwa adanya fitur GPS tracking yang bisa ditambahkan pada telepon seluler. Hal ini akan memudahkan perusahaan untuk memantau dan mengelola karyawan yang sering bertugas di luar kantor.
Data absensi karyawan dapat digunakan untuk mengecek efektivitas operasional sebuah perusahaan. Data absensi karyawan yang didapat menggunakan Attendance Management Software akan menunjukkan jumlah karyawan yang hadir setiap harinya dan jumlah jam lembur. Data hari tertinggi dan terendah kehadiran karyawan hingga hari di mana karyawan sering melakukan lembur juga bisa diperoleh dengan mudah.
Data yang diperoleh ini bisa diolah menjadi sebuah laporan mengenai efektivitas dan produktifitas perusahaan per harinya. Data absensi karyawan dapat menunjukkan kinerja mereka berdasarkan tingkat kehadirannya di perusahaan. Data yang memuat hadir dan tidak hadir, tepat waktu atau terlambat datang ke kantor bisa dijadikan salah satu tolok ukur performance karyawan tersebut.
Hal ini bisa dijadikan indikator apakah karyawan tersebut cocok pada posisi yang telah ditempati, atau perlu dilakukan evaluasi ulang. Atas hal ini, maka data absensi dapat digunakan sebagai salah satu pertimbangan untuk melakukan promosi terhadap karyawan. Seberapa besar tingkat kedisiplinan dan tanggungjawab karyawan, sedikit banyak bisa telihat dari jumlah kehadirannya di kantor.
Karyawan dengan performance di bawah keinginan perusahaan biasanya memiliki tingkat kehadiran yang rendah. Karyawan dengan sikap disiplin dan tanggungjawab yang rendah tentu sebaiknya tidak ditempatkan pada posisi yang strategis pada perusahaan. Sebaliknya, karyawan yang selalu hadir tepat waktu menunjukkan tanggungjawab dan rasa memiliki terhadap perusahaan. Karyawan ini patut dipertimbangkan untuk mendapatkan promosi.
Data absensi penting artinya untuk sistem penggajian karyawan. Gaji yang diberikan harus sesuai dengan regulasi pemerintah yang berlaku pada saat itu. Selain itu besarnya gaji juga harus sesuai dengan kesepakatan antara karyawan dan perusahaan. Agar gaji yang diberikan selaras antara peraturan pemerintah, peraturan perusahaan, dan kesepakatan kedua belah pihak, maka diperlukan data absensi.
Banyak perusahaan menerapkan sistem potong gaji apabila karyawan melakukan tindakan tidak disiplin dan tidak bertanggungjawab dengan cara mangkir dari kerja. Apabila karyawan sering mangkir kerja tanpa alasan yang tepat, maka perusahaan dapat melakukan pemotongan gaji. Pemotongan gaji ini harus disertai pembuktian berupa daftar absensi karyawan yang bersangkutan.
Selain membuat sistem penggajian lebih tepat dan akurat, data absensi juga penting untuk memberikan insentif pada karyawan yang telah melakukan kerja lembur. Tentunya saat melakukan kerja lembur, karyawan tersebut harus menunjukkan bukti persetujuan dari atasan untuk melakukan lembur di atas jam kantor agar pekerjaannya bisa selesai pada hari itu juga.
Demikianlah ulasan mengenai pentingnya data absensi bagi perusahaan. Perusahaan yang telah menggunakan sistem absensi secara online tentu telah merasakan banyak manfaat dan kelebihan dari sistem ini. Sistem online sangat praktis jika dibandingkan dengan manual karena karyawan tidak perlu mengantri di depan mesin absen manual.
Bagian personalia juga dapat dengan mudah mengakses data karyawan yang masuk karena sudah terintegrasi dengan sistem. Pengaksesan ini bisa dilakukan baik menggunakan komputer maupun dengan telepon seluler. Semoga artikel ini bermanfaat dan dapat menambah pengetahuan para pembaca.